Ako zoradiť a uložiť archívne krabice, aby ste v tom mali prehľad?

0
81
Ako zoradiť a uložiť archívne krabice, aby ste v tom mali prehľad?
Ako zoradiť a uložiť archívne krabice, aby ste v tom mali prehľad?

Máte jasno v tom, ako archivovať dokumenty? Zákon stanovuje, že každá firma má povinnosť uchovávať mzdové, účtovné a zmluvné dokumenty. Už zo začiatku musíte vedieť, ako na to, inak triedením dôležitých papierov strávite aj celé hodiny. S nasledujúcimi radami si s tým hravo poradíte. Na čo si treba dať pozor?

Mravčia práca s dokumentmi

Skôr, než sa pustíte do organizácie krabíc, je dôležité upratať si vo všetkých dokumentoch – faktúrach, zmluvách, informáciách o zamestnancoch, uzávierkach, výročných správach a podobne. Okrem tohto vytriedenia ich zoraďte podľa dátumu.

Aká je dĺžka archivácie?

Teraz nasleduje rozdelenie na základe zákonnej dĺžky, ktorá určuje dĺžku archivácie. Napríklad účtovné dokumenty musia byť podľa zákona archivované minimálne 10 rokov. Do tejto kategórie patria napríklad výpisy z účtov, zápočty, faktúry, účtovné správy, inventúrne súpisy,  potvrdenia o bankových prevodoch ai. Po dobu 4 rokov je nutné archivovať všetky zmluvy s dodávateľmi, odberateľmi či zmluvné podklady.

No a teraz prejdeme k najobsiahlejšej kategórii – podkladom k pracovnému pomeru. Životopisy by sa mali uchovávať po dobu jedného roka,  kolektívne zmluvy, záznamy o dochádzke a dovolenkách 3 roky, vyhlásenia k daňovým priznaniam či rodinné a materské prídavky 5 rokov. Do lehoty 10 rokov spadajú podklady do sociálnej poisťovne, do 20 rokov hodnotenia spôsobilosti na výkon rizikového povolania a po dobu až 70 rokov sa archivujú osobné zložky zamestnancov.

Ako mať vo veciach poriadok?

Pred samotným uložením dokumentov do archívnych krabíc ich rozdeľte na: určené na skartovanie, dočasné uloženie a dlhodobú archiváciu. Zlikvidujte dokumenty, ktorým uplynula archivačná doba okrem tých s citlivými údajmi. Zrecyklujte ich a môžete ich znova na niečo použiť. Ostatné môžete skartovať, ale pozor – prejdite si skartačný register, niektoré dokumenty totiž vyžadujú skartačné povolenie.

Uloženie do archívnych šanónov a boxov

Archívne krabice Emba sú určené na dlhodobú archiváciu dokumentov až do 100 rokov. Dôležitou informáciou je fakt, že ide o jediný obal na slovenskom trhu na odovzdanie dokumentov so znakom “A” do Štátneho archívu. Vytriedené dokumenty do nich umiestnite a krabice nezabudnite viditeľne označiť. Krabice označte, aby ste vedeli, čo sa v nich nachádza a tiež uveďte dátum skartačnej doby.

Krabice a šanóny, ktoré používate pravidelne, majte blízko vášho pracovného kútika. Mali by byť na dosah, aby ste ste ich mohli kedykoľvek flexibilne používať. Ostatné krabice uložte do kartotéky, prípadne regálov a dlhodobá archivácia je na svete.

Pokiaľ vaša kancelária postráda systém, je najvyšší čas ju upratať a mať prehľad v dôležitých dokumentoch. Kvalitné krabice s dlhou životnosťou od Emba.shop vám to uľahčia.